Términos y condiciones

Versión provisional en revisión jurídica. Los datos entre corchetes se completan antes de la primera firma.

Términos y Condiciones de Uso de las Aplicaciones

En palabras llanas: este es el reglamento que acepta cualquier persona que use una de nuestras aplicaciones. Dice qué puede hacer, qué no, de quién son los datos, qué pasa si no se paga y hasta dónde llega nuestra responsabilidad.

1. Quiénes somos y qué cubre este documento

[RAZÓN SOCIAL], identificada con NIT [NIT], con domicilio en [CIUDAD, COLOMBIA] (en adelante, «el Proveedor» o «nosotros»), es la titular y operadora de las aplicaciones de software que ofrece por suscripción (en adelante, «las Aplicaciones»), identificadas en el contrato u orden de servicio correspondiente.

Estos términos aplican a toda persona que acceda o use una Aplicación («el Usuario»), sea como personal autorizado de una empresa cliente («el Cliente») o como usuario de un portal habilitado por un Cliente. Si el Usuario actúa en nombre de un Cliente con contrato de suscripción firmado, ese contrato prevalece sobre estos términos en lo que se contradigan.

2. Definiciones

3. Aceptación

El uso de una Aplicación implica la aceptación de estos términos y de la Política de Tratamiento de Datos Personales. Quien no esté de acuerdo debe abstenerse de usarla. Si el Usuario acepta en nombre de una empresa, declara tener la facultad para obligarla.

4. Cuentas, identidad y seguridad

1. El acceso exige autenticación con un proveedor de identidad verificado (hoy, inicio de sesión con Google). No hay registro abierto: solo entran cuentas incluidas en la lista de acceso del Cliente o del Proveedor.
2. Cada cuenta es personal e intransferible. El Usuario es responsable de la custodia de su medio de autenticación y de toda actividad realizada con su cuenta.
3. El Cliente administra sus propios Usuarios: invitar, deshabilitar y asignar roles. Deshabilitar una cuenta corta el acceso de inmediato. Una invitación pendiente no da acceso ni consume cupo facturable.
4. El Usuario debe notificar sin demora al Proveedor cualquier uso no autorizado de su cuenta al correo [CORREO DE SOPORTE].

5. Licencia de uso

El Proveedor otorga al Cliente y a sus Usuarios una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usar la Aplicación durante la vigencia de la suscripción, únicamente para las operaciones propias del negocio del Cliente y conforme al Plan contratado.

No se vende el software. Quedan prohibidos, salvo autorización escrita del Proveedor:

• copiar, modificar, descompilar o crear obras derivadas de la Aplicación;
• revender, arrendar, sublicenciar o prestar el acceso a terceros;
• usar la Aplicación para desarrollar un producto que compita con ella;
• eludir controles de acceso, límites del Plan o mecanismos de seguridad;
• usar robots, raspadores o accesos automatizados no acordados.

6. Uso aceptable

El Usuario se obliga a no usar la Aplicación para actividades ilegales, para almacenar o distribuir contenido que infrinja derechos de terceros, para enviar comunicaciones no solicitadas masivas, ni para intentar acceder a datos de otra empresa u otro usuario. El Proveedor puede suspender de forma preventiva una cuenta comprometida o usada en contra de esta sección, y retirar o inhabilitar un contenido específico manifiestamente ilegal o infractor, avisando al Cliente por el canal registrado. El uso debe ser además razonable: ante consumos técnicos manifiestamente desproporcionados para el Plan (almacenamiento, peticiones automatizadas), el Proveedor puede limitarlos previa notificación, sin degradar el resto del servicio.

7. Datos del Cliente: propiedad y responsabilidad

1. Los Datos del Cliente son del Cliente. El Proveedor no adquiere ningún derecho de propiedad sobre ellos y los trata solo para operar, mantener y respaldar el servicio contratado — y mejorarlo únicamente mediante métricas agregadas y anonimizadas que no identifican a nadie —, conforme al Anexo de Encargo de Tratamiento.
2. El Cliente es responsable de la licitud, calidad y origen de los datos que carga, incluida la autorización de las personas cuyos datos personales registre en la Aplicación.
3. El Cliente puede exportar sus datos completos en todo momento, incluso en mora y al terminar la relación. Esta facultad no tiene letra chica: no se borra información ni se bloquea la exportación por falta de pago.

8. Datos personales

El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales, conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Cuando el Cliente carga en la Aplicación datos personales de sus propios clientes, empleados o proveedores, el Cliente actúa como responsable del tratamiento y el Proveedor como encargado, en los términos del Anexo de Encargo.

9. Disponibilidad, mantenimiento y actualizaciones

1. El Proveedor procura mantener las Aplicaciones disponibles de forma continua, con un objetivo de referencia del 99,5 % mensual (valor provisional; el contrato de cada Cliente puede fijar otro). No se garantiza disponibilidad ininterrumpida ni ausencia total de errores.
2. Las actualizaciones se publican de forma controlada y reversible. Cuando hay una versión nueva, la pantalla lo avisa sin recargar sola ni interrumpir el trabajo en curso.
3. Los mantenimientos programados se avisan con antelación razonable por el canal registrado, salvo urgencias de seguridad.

10. Soporte y canal de reporte

Cada Aplicación declara un canal de reporte de fallas y sugerencias (buzón dentro de la aplicación o correo). El alcance y los tiempos de soporte dependen del Plan contratado, según el Anexo de Niveles de Servicio. El soporte no incluye capacitaciones ilimitadas, desarrollos a la medida ni recuperación de datos borrados por el propio Cliente fuera de los respaldos declarados.

11. Precio, pago y mora

1. Los precios, cupos y módulos son los del Plan contratado. Los valores publicados en materiales comerciales son informativos; la oferta vigente es la de la orden de servicio o el contrato de suscripción.
2. Los pagos se procesan a través de pasarelas de pago autorizadas en Colombia. El Proveedor no almacena números completos de tarjetas.
3. Si un cobro falla, el servicio se degrada por pasos, nunca de golpe:

* Plazos por defecto; el contrato o la orden de servicio pueden fijar otros por Plan.

4. En ningún punto de esa escalera se borran datos ni se impide exportarlos. Al ponerse al día, el servicio se reactiva sin trámite adicional.

12. Suspensión y terminación

1. El Cliente puede terminar su suscripción conforme a su contrato u orden de servicio. Antes de cerrar, tiene derecho a la exportación completa de sus datos («salida limpia»).
2. Terminada la relación, los datos se conservan 90 días (o el plazo distinto pactado en el contrato del Cliente; valor provisional mientras el titular cierra la decisión D4) para permitir reclamos y reexportación, y luego se suprimen, salvo la información que la ley obligue a conservar (por ejemplo, soportes contables y de facturación).
3. El Proveedor puede terminar el acceso de un Usuario individual que incumpla gravemente las secciones 5 o 6, avisando al Cliente.

13. Propiedad intelectual

El software, el diseño, las marcas y la documentación de las Aplicaciones son del Proveedor o de sus licenciantes. Las sugerencias o comentarios de mejora que el Usuario envíe pueden ser usados por el Proveedor para mejorar el producto, sin obligación de compensación y sin que ello transfiera derechos sobre los Datos del Cliente.

14. Garantías y límites de responsabilidad

1. Las Aplicaciones se prestan «como están» dentro de lo declarado en el Anexo de Niveles de Servicio. El Proveedor no garantiza que satisfagan un propósito específico distinto del descrito en la documentación del Plan.
2. La Aplicación es una herramienta de gestión: las decisiones de negocio, contables, tributarias o jurídicas que el Cliente tome con base en la información registrada son del Cliente. El Proveedor no presta asesoría contable, tributaria ni legal.
3. En la máxima medida permitida por la ley colombiana, la responsabilidad total del Proveedor por cualquier reclamo derivado del servicio se limita al valor efectivamente pagado por el Cliente en los 12 meses anteriores al hecho que da lugar al reclamo, y se excluyen perjuicios indirectos, lucro cesante y pérdida de oportunidad.
4. Estas limitaciones no aplican en casos de dolo o culpa grave del Proveedor, ni donde la ley prohíba pactarlas. Si el Cliente califica como consumidor bajo la Ley 1480 de 2011, conserva los derechos que esa ley le otorga con carácter irrenunciable.

15. Acceso de soporte del Proveedor

El personal autorizado del Proveedor puede acceder a una instancia del Cliente únicamente para soporte, mantenimiento u obligación legal. Cada acceso queda registrado con motivo en la auditoría de la Aplicación, es revocable y no consume cupo facturable del Cliente.

16. Modificaciones a estos términos

El Proveedor puede modificar estos términos. Los cambios sustanciales se avisan al Cliente con al menos 30 días calendario de antelación por el canal registrado. Si el Cliente no está de acuerdo, puede terminar la suscripción antes de la entrada en vigencia, con derecho a salida limpia. El uso posterior a la fecha de vigencia implica aceptación.

La versión vigente de estos términos es la publicada en [URL], identificada por su id de contenido (TC-…) y su fecha. Mientras dura la revisión jurídica en curso, rige la versión provisional publicada; los ajustes que resulten de esa revisión se notifican por este mismo procedimiento y rigen únicamente hacia adelante — ningún cambio se aplica retroactivamente a hechos anteriores a su vigencia.

17. Ley aplicable y jurisdicción

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Toda controversia se someterá a los jueces competentes de [CIUDAD], sin perjuicio de los mecanismos de resolución pactados en el contrato de suscripción y de la protección al consumidor ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando aplique.

18. Contacto

Versión: 0.1 (provisional) · Última actualización: 2026-08-21 -05:00