Política de datos personales

Versión provisional en revisión jurídica. Los datos entre corchetes se completan antes de la primera firma.

Política de Tratamiento de Datos Personales

En palabras llanas: este documento dice qué datos personales manejamos, para qué, qué derechos tienen las personas dueñas de esos datos, y cómo pueden ejercerlos. Es obligatorio por ley para cualquier empresa colombiana que maneje datos de personas.

1. Responsable del tratamiento

2. Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen, bajo la vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Dos papeles distintos: cuándo somos responsables y cuándo encargados

1. Como responsables: tratamos los datos de contacto de nuestros clientes y prospectos, de los usuarios autorizados de nuestras aplicaciones (nombre, correo, rol) y los datos de facturación y pago de nuestras suscripciones. A ese tratamiento aplica esta política.
2. Como encargados: la información que cada empresa cliente carga en su aplicación (datos de sus clientes, empleados o proveedores) pertenece a esa empresa, que es la responsable de su tratamiento. Nosotros solo la almacenamos y procesamos por cuenta suya, conforme al Anexo de Encargo de Tratamiento. Quien quiera ejercer derechos sobre datos cargados por una empresa cliente debe dirigirse primero a esa empresa; si nos llega a nosotros la solicitud, la trasladaremos al responsable y se lo informaremos al solicitante.

4. Datos que tratamos como responsables

No tratamos datos sensibles (salud, biometría, orientación sexual, creencias) para nuestra operación comercial, ni datos de menores de edad, salvo que una norma lo exija. No almacenamos números completos de tarjetas de pago: eso lo hace la pasarela autorizada.

5. Finalidades

Tratamos los datos para: (a) celebrar y ejecutar los contratos de suscripción; (b) crear y administrar cuentas de usuario y verificar identidad; (c) facturar, cobrar y emitir factura electrónica; (d) prestar soporte y atender reportes; (e) enviar avisos operativos del servicio (mantenimientos, versiones, estado de pago); (f) enviar información comercial sobre nuestros propios productos, solo con autorización previa y con opción de dejar de recibirla en cualquier momento; (g) cumplir obligaciones legales, contables y tributarias; (h) seguridad, auditoría y prevención de fraude.

6. Derechos de los titulares

Toda persona cuyos datos tratemos como responsables puede: (a) conocer, actualizar y rectificar sus datos; (b) solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales; (c) ser informada del uso que se ha dado a sus datos; (d) presentar quejas ante la SIC por infracciones a la ley; (e) revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que ordene conservarlo; (f) acceder gratuitamente a sus datos.

7. Cómo ejercerlos: consultas y reclamos

1. Canal: [CORREO DE PRIVACIDAD], indicando nombre, identificación, medio de contacto y descripción de la solicitud.
2. Consultas: se responden en máximo 10 días hábiles desde su recibo. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles adicionales.
3. Reclamos (corrección, supresión, presunto incumplimiento): si el reclamo está incompleto, pediremos completarlo dentro de los 5 días hábiles siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta del solicitante, se entiende desistido. El reclamo completo se resuelve en máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles más, informando los motivos.
4. El titular puede acudir a la SIC una vez agotado el trámite ante nosotros.

8. Con quién se comparten los datos

No vendemos ni alquilamos datos personales. Solo los compartimos con: (a) proveedores de infraestructura y servicio que actúan bajo nuestras instrucciones (alojamiento de servidores, pasarela de pagos, proveedor de identidad y correo — hoy: [Hetzner Online GmbH (Unión Europea)], [Wompi / Bancolombia (Colombia)], [Google LLC]); (b) autoridades que lo exijan en ejercicio de sus funciones legales; (c) terceros autorizados expresamente por el titular.

Transmisión internacional: parte de la infraestructura está fuera de Colombia (Unión Europea y Estados Unidos). En esos casos exigimos a los proveedores condiciones de seguridad y confidencialidad conformes a la ley colombiana.

9. Medidas de seguridad

Comunicaciones cifradas (HTTPS/TLS) · autenticación con proveedor de identidad verificado y lista de acceso cerrada · permisos por rol verificados en el servidor · registro de auditoría de accesos y cambios · respaldos periódicos con restauración ensayada · secretos y credenciales fuera del código y con acceso restringido · bases de datos separadas por aplicación y por cliente.

10. Conservación

Conservamos los datos mientras exista la relación contractual o legal que los justifica, y después solo: (a) el tiempo de retención declarado en los contratos para permitir reclamos y reexportación (90 días tras la terminación; valor provisional mientras el titular cierra la decisión D4); (b) los términos que ordene la ley para soportes contables, tributarios y de facturación. Vencidos esos plazos, los datos se suprimen de los sistemas activos y los respaldos se destruyen al cumplir su ciclo.

11. Aviso de privacidad y autorización

La autorización se solicita al momento de la captura del dato (formulario, contrato o alta de usuario), informando las finalidades y esta política. El texto modelo de aviso corto:

[RAZÓN SOCIAL] (NIT [NIT]) tratará sus datos de contacto y facturación para operar el servicio contratado, facturar, dar soporte y enviarle avisos del servicio, conforme a su Política de Tratamiento de Datos disponible en [URL]. Puede conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos y revocar esta autorización escribiendo a [CORREO DE PRIVACIDAD].

12. Vigencia y cambios

Esta política rige desde su publicación en [URL] y permanece vigente mientras la empresa trate datos personales. Los cambios se publican en el mismo lugar y, si son sustanciales, se avisan a los titulares por el canal registrado antes de aplicarse. La versión vigente es la publicada, identificada por su id de contenido (TC-…) y su fecha; los ajustes derivados de la revisión jurídica en curso rigen únicamente hacia adelante y nunca se aplican retroactivamente a hechos anteriores a su vigencia.

Versión: 0.1 (provisional) · Última actualización: 2026-08-21 -05:00